Comment structurer ses fichiers techniques pour gagner du temps

Chaque jour, les équipes manipulent des dizaines de documents :
📁 Plans, CCTP, fiches techniques, devis, catalogues, rapports…

Mais à force d’accumuler des fichiers, sans structure claire, on perd en efficacité :

• fichiers introuvables,
• doublons,
• mauvaises versions utilisées,
• temps perdu à chercher ou ressaisir.

Bonne nouvelle : structurer ses fichiers n’a rien de complexe.
Voici une méthode simple, éprouvée sur le terrain, avec Dropbox, Drive ou Notion.

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1. Créez une arborescence claire et stable

Le premier réflexe, c’est de créer des répertoires standardisés :

/Chantiers
 /[Nom chantier]
   /01 - Dossier Appel d’Offres
   /02 - Plans
   /03 - Fiches techniques
   /04 - Visuels / Photos
   /05 - Documents clients


Utilisez des préfixes numériques pour garder l’ordre.
Mettez toujours le nom du chantier dans le nom du fichier.

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2. Centralisez au lieu de dupliquer

Évitez d’avoir les mêmes fichiers :

• sur un serveur partagé,
• sur un PC local,
• dans les mails,
• dans un autre outil.

Utilisez Dropbox, Google Drive ou OneDrive pour centraliser, avec :

• un lien unique par fichier
• des droits de lecture/écriture clairs
• une sauvegarde automatique

💡 Astuce : ajoutez un raccourci aux dossiers utiles directement sur le bureau des utilisateurs.

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3. Nommez les fichiers avec des conventions claires

Exemple :

03A-Doublages_CCTP-v2024-05.pdf  
Réalisation-MaisonDumas_Photo1.jpg  
Fiche-produit_ISOVER_PlaqueBA13.pdf


Utilisez des tirets bas ou des tirets simples, pas d’espace.
Pas de noms génériques comme "scan.pdf" ou "nouveau.docx".

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4. Utilisez Notion pour indexer ou compléter

Vous pouvez utiliser Notion pour créer un répertoire intelligent, notamment pour :

• lister tous les documents par chantier
• lier des fichiers Dropbox ou Drive
• ajouter des colonnes : type, date, validité, commentaire

Résultat : une vue claire sur tous les docs à jour, sans naviguer dans les dossiers.

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5. Automatisez les tâches chronophages

Quelques idées simples :

• Créer automatiquement les dossiers type via Make ou Power Automate
• Renommer les fiches techniques téléchargées depuis les sites fabricants
• Générer un lien vers un PDF dès qu’un document est ajouté dans un dossier

À lire aussi : 3 automatisations simples qui font gagner 2h/semaine dans le BTP

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Conclusion

Une bonne structure de fichiers, ce n’est pas “de l’administratif”.
C’est un levier immédiat de productivité.

En mettant en place 4 ou 5 règles simples :

• vous gagnez du temps,
• vous évitez les erreurs,
• et vous préparez mieux vos réponses aux appels d’offres.

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