Dossier matériaux CCTP

Comment structurer ses fichiers techniques pour gagner du temps

Plans, CCTP, fiches produits, devis… Un bon classement des fichiers techniques vous fait gagner un temps précieux. Voici les pratiques simples à mettre en place avec Dropbox, Google Drive ou Notion.

Chaque jour, les équipes manipulent des dizaines de documents :
📁 Plans, CCTP, fiches techniques, devis, catalogues, rapports…

Mais à force d’accumuler des fichiers, sans structure claire, on perd en efficacité :

  • fichiers introuvables,
  • doublons,
  • mauvaises versions utilisées,
  • temps perdu à chercher ou ressaisir.

Bonne nouvelle : structurer ses fichiers n’a rien de complexe.
Voici une méthode simple, éprouvée sur le terrain, avec Dropbox, Drive ou Notion.

1. Créez une arborescence claire et stable

Le premier réflexe, c’est de créer des répertoires standardisés :

/Chantiers
 /[Nom chantier]
   /01 - Dossier Appel d’Offres
   /02 - Plans
   /03 - Fiches techniques
   /04 - Visuels / Photos
   /05 - Documents clients

Utilisez des préfixes numériques pour garder l’ordre.
Mettez toujours le nom du chantier dans le nom du fichier.

2. Centralisez au lieu de dupliquer

Évitez d’avoir les mêmes fichiers :

  • sur un serveur partagé,
  • sur un PC local,
  • dans les mails,
  • dans un autre outil.

Utilisez Dropbox, Google Drive ou OneDrive pour centraliser, avec :

  • un lien unique par fichier
  • des droits de lecture/écriture clairs
  • une sauvegarde automatique

💡 Astuce : ajoutez un raccourci aux dossiers utiles directement sur le bureau des utilisateurs.

3. Nommez les fichiers avec des conventions claires

Exemple :

03A-Doublages_CCTP-v2024-05.pdf  
Réalisation-MaisonDumas_Photo1.jpg  
Fiche-produit_ISOVER_PlaqueBA13.pdf

Utilisez des tirets bas ou des tirets simples, pas d’espace.
Pas de noms génériques comme "scan.pdf" ou "nouveau.docx".

4. Utilisez Notion pour indexer ou compléter

Vous pouvez utiliser Notion pour créer un répertoire intelligent, notamment pour :

  • lister tous les documents par chantier
  • lier des fichiers Dropbox ou Drive
  • ajouter des colonnes : type, date, validité, commentaire

Résultat : une vue claire sur tous les docs à jour, sans naviguer dans les dossiers.

5. Automatisez les tâches chronophages

Quelques idées simples :

  • Créer automatiquement les dossiers type via Make ou Power Automate
  • Renommer les fiches techniques téléchargées depuis les sites fabricants
  • Générer un lien vers un PDF dès qu’un document est ajouté dans un dossier

À lire aussi : 3 automatisations simples qui font gagner 2h/semaine dans le BTP

Conclusion

Une bonne structure de fichiers, ce n’est pas “de l’administratif”.
C’est un levier immédiat de productivité.

En mettant en place 4 ou 5 règles simples :

  • vous gagnez du temps,
  • vous évitez les erreurs,
  • et vous préparez mieux vos réponses aux appels d’offres.

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28.11.2024

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