Dans une semaine de chantier ou de bureau, il y a des dizaines de micro-tâches répétitives.
Envoyer un fichier, mettre à jour un tableau, prévenir un collègue, créer une relance…

Et si certaines de ces actions pouvaient se faire sans intervention manuelle ?
Voici 3 automatisations simples testées et validées dans des contextes BTP, avec des outils accessibles comme Make, Excel, Teams ou Outlook.

‍

1. Relancer automatiquement un fournisseur ou un collègue

📍 Le problème :

Un fichier important est en attente (fiche technique, devis, validation interne…). Vous devez le récupérer, mais vous oubliez parfois de relancer.

🛠️ L’automatisation :

Avec Make ou Power Automate, on peut créer une règle :

• Si une tâche est marquée "en attente" dans un tableau Notion, Google Sheets ou Excel,
• Et qu’aucune réponse n’est arrivée après X jours,
• → alors une relance automatique est envoyée par email ou message Teams.

✅ Résultat :

Plus besoin d’y penser. Les relances partent seules, et vous évitez les oublis.

‍

2. Sauvegarder automatiquement les pièces jointes Outlook dans un dossier partagé

📍 Le problème :

Tous les jours, vous recevez des fichiers par mail (plans, bons à tirer, fiches…). Vous devez les trier, les enregistrer, les renommer.

🛠️ L’automatisation :

Avec Make connecté à Outlook et Google Drive / OneDrive / Dropbox, vous pouvez :

• Détecter les mails contenant des pièces jointes (avec un mot-clé dans l’objet, ex : "fiche produit")
• Extraire la pièce jointe
• La renommer automatiquement (ex : nom-du-client_nom-du-chantier.pdf)
• La déplacer dans un dossier partagé

✅ Résultat :

Fini le tri manuel. Vos fichiers arrivent là où ils doivent, avec le bon nom.

‍

3. Alerter une équipe dès qu’un chantier est mis à jour

📍 Le problème :

Vous mettez à jour un suivi de chantier dans un tableau, mais personne ne le sait. Vous devez envoyer un message à la main ou espérer qu’ils vérifient.

🛠️ L’automatisation :

Avec Make + Teams ou Slack, ou même un script Google Sheets :

• Lorsqu’une ligne est modifiée dans un tableau (colonne “état du chantier” par exemple),
• Un message est automatiquement envoyé dans un canal Teams/Slack ou par email,
• Avec un lien vers le bon fichier ou une synthèse de la modification

✅ Résultat :

Les équipes sont informées en temps réel, sans que vous n’ayez rien à écrire.

‍

Pourquoi ça fonctionne ?

Ces automatisations ne remplacent pas les humains.
Elles remplacent les tâches inutiles qui prennent de l’énergie mentale.

Elles ne demandent aucune compétence en développement, juste un peu de logique.
Et surtout, elles vous font gagner :

• Du temps chaque semaine
• Moins d’erreurs ou d’oublis
• Une organisation plus fluide, sans surcharge

‍

À lire aussi :

📄 Cas client : 200 produits extraits et livrés en 48h
📡 Comment organiser une veille appels d’offres efficace

‍

Conclusion

Le gain n’est pas spectaculaire, mais il est constant.
En automatisant 2 ou 3 tâches bien ciblées, vous économisez chaque semaine du temps, de l’attention et de l’efficacité.

Envie de tester une automatisation simple pour votre entreprise ?
💬 Contactez-nous pour en discuter.

‍